Komunikasi Bisnis

KOMUNIKASI BISNIS

A.    Pengertian komunikasi Bisnis

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan.  Dalam ilmu ekonomi, bisnis adalah suatu organisasi yang menjual barang atau jasa kepada konsumen atau bisnis lainnya, untuk mendapatkan laba. Secara historis kata bisnis dari bahasa Inggris business, dari kata dasar busy yang berarti "sibuk" dalam konteks individu, komunitas, ataupun masyarakat. Dalam artian, sibuk mengerjakan aktivitas dan pekerjaan yang mendatangkan keuntungan.

Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan, pendapat, informasi, instruksi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol - simbol atau sinyal.

Ada lima komponen penting untuk diperhatikan dalam proses komunikasi, yaitu :

1.      Pengirim pesan (sender atau komunikator)

2.      Pesan yang dikirimkan (message)

3.      Bagaimana pesan tersebut disampaikan (delivery channel atau media)

4.      Penerima pesan (receiver atau komunikan); dan

5.      Umpan balik (feedback) atau effect

 Untuk dapat mengembangkan kemampuan dalam berkomunikasi secara efektif, baik secara personal maupun professional paling tidak kita harus menguasai empat jenis keterampilan dasar dalam berkomunikasi, yaitu :

1.      menulis,

2.      membaca,

3.      berbicara; dan

4.      mendengar.

 Disadari ataupun tidak, setiap hari kita melakukan, paling tidak, satu dari keempat hal tersebut diatas dengan lingkungan kita. Seperti juga pernafasan, komunikasi sering dianggap sebagai suatu kejadian otomatis dan terjadi begitu saja, sehingga seringkali kita tidak memiliki kesadaran untuk melakukannya secara efektif.

Dalam komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok, yaitu:

1.      Memiliki tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.^[

2.      Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan.

3.      Gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung tujuan, situasi, dan kondisinya.

4.      Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan media tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.

5.      Meggunakan simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.

6.      Pencapaian tujuan organisasi: salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.

B.     Bentuk Komunikasi  Bisnis

1.      Komunikasi Tertulis

Pesan-pesan tertulis memiliki berbagai bentuk seperti surat, memo, proposal, laporan. Salah satu keuntungan komunikasi ini adalah :

ü Catatan permanen

ü Pesan yang terencana

ü Ekonomis

ü Distribusi lebih mudah

Penulis memiliki kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Format tulisan diperlukan jika informasi yang disampaikan bersifat kompleks, dibutuhkan catatan permanen untuk referensi di masa yang akan dating

2.      Komunikasi  Lisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan (oral communication) adalah

ü Bisa menangkap nonverbal

ü Mudah

ü Feedback langsung

Kemampuan dalam memberikan umpan balik dengan segera digunakan bila pesan yang disampaikan adalah sederhana, tidak perlu catatan yang permanen. Komunikasi lisan mencakup percakapan,  telepin, wawancara, rapat konfrensi dan lain-lain

C.    Saluran Komunikasi

1.      Komunikasi Formal

Komunikasi formal adalah suatu proses komunikasi yang bersifat resmi dan biasanya dilakukan di dalam lembaga formal melalui garis perintah atau sifatnya instruktif atau mengikuti garis hirarki atau jabatan, Suatu komunikasi juga dapat dikatakan formal ketika komunikasi antara dua orang atau lebih yang ada pada suatu organisasi dilakukan berdasarkan prinsip - prinsip dan struktur organisasi. Tiga arah komunikasi formal

ü Downward  adalah pengambilan keputusan ke karyawan, contoh kebijakan, rencana, strategi, instruksi dan prosedur

ü Upward adalah  dari pekerja ke pemimpin, contoh laporan kerja, usulan perbaikan. 

ü Horizontal adalah sesama/level yang sama, contoh: meeting, e-mail, dan memo

2.      Komunikasi Informal

Komunikasi informal adalah komunikasi antara orang yang ada dalam suatu organisasi , akan tetapi tidak direncanakan atau tidak ditentukan dalam struktur organisasi . Fungsi komunikasi informal adalah untuk memelihara hubungan sosial persahabatan kelompok informal , penyebaran informasi yang bersifat pribadi dan privat seperti isu , gossip , atau rumor.

D.    Komunikasi  Internal Dan  Eksternal

Fungsi internal dan eksternal komunikasi bisnis secara umum adalah sebagai berikut :

1.      Menginformasikan (tin inform) 

2.      Membujuk (to persuade) 

3.      Mempromosikan (to promote goodwill) 

4.      Komunikasi Bisnis Internal

Komunikasi Bisnis internal

Komunikasi internal mencakup pada komunikasi kepada atasan, bawahan dan rekan kerja. Komunikasi bisnis internal memiliki fungi sebagai berikut :

1.      Mengeluarkan dan menjelaskan peraturan dan prosedur 

2.       Menginformasikan progres perusahaan 

3.       Mendorong pegawai melakukan perbaikan 

4.       Evaluasi, member penghargaan dan menegur pegawai

Komunikasi Bisnis Eksternal

Komunikasi eksternal ini mencakup konsumen, supplier, pemerintah dan public. Fungsi komunikasi bisnis eksternal sebagai berikut :

1.      Membujuk konsumen pembeli produk 

2.       Menjelaskan produk atau layanan 

3.       Mengklarifikasikan spesifikasi yang dibutuhkan 

4.       Mempromosikan omage positif perusahaan 

5.       Memberikan kredit dan penagihan piutang

E.     Hambatan Komunikasi Bisnis

Komunikasi seringkali terganggu atau bahkan dapat menjadi buntu sama sekali. Faktor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi, dapat dibagi dalam 3 jenis sebagai berikut :

1.      Hambatan Teknis

Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistim informasi, sehingga saluran komunikasi dalam media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.

2.      Hambatan Semantik

Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara efektif. Definisi semantik adalah studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi.

Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.

3.      Hambatan Manusiawi

Hambatan jenis ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan.
Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup :

a.    Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan, pencarian informasi, penyaringan informasi.

b.    Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut.

F.     Keberhasilan Komunikasi Bisnis

Keberhasilan komunikasi di dalam suatu organisasi akan ditentukan oleh kesamaan pemahaman antara-orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman ini dipengaruhi oleh kejelasan pesan, cara penyampaian pesan, perilaku komunikasi, dan situasi (tempat dan waktu) komunikasi. Komunikasi organisasi biasanya menggunakan kombinasi cara berkomunikasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya peyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas.

Secara empiris, pemahaman orang perihal sesuatu hal akan lebih mudah diserap dan dipahami jika sesuatu tersebut diperlihatkan dibanding hanya diperdengarkan atau dibacakan. Dan akan lebih baik lagi hasilnya jika sesuatu yang dikomunikasikan tersebut, selain diperlihatkan juga sekaligus dipraktikkan.

Keberhasilan komunikasi bisnis juga sangat ditentukan oleh adanya efektivitas dalam komunikasi bisnis. Efektivitas komunikasi bisnis, seperti halnya jenis komunikasi lainnya ditentukan beberapa hal :

1.      Persepsi

Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan yang disampaikan dapat diterima komunikan.

2.      Keberhasilan Teknologi Informasi dan Komunikasi

Salah satu faktor keberhasilan komunikasi bisnis dalam penggunaan teknologi informasi dan komunikasi yaitu adanya proses integrasi informasi menyangkut ketersediaan komunikasi data yang tepat guna. Ini mencakup beberapa faktor antara lain, pertama, cakupan (range) produk jasa komunikasi data yang dimiliki. Kedua, diperlukan provider yang dapat menyediakan layanan di lokasi manapun mengingat lokasi manufaktur yang menyebar dan terkadang di daerah yang terpencil (rural area). Ketiga, unjuk kerja (performansi). Performansi yang tinggi merupakan syarat utama agar komunikasi selalu dapat dilakukan. Keempat, faktor biaya menjadi salah satu faktor yang perlu dipertimbangkan agar efisiensi tetap dapat ditingkatkan.

3.      Ketepatan

Komunikan atau audience memiliki kerangka pikir. Agar komunikasi yang dilakukan tepat sasaran, komunikator perlu mengekspresikan hal yang ingin disampaikan sesuai dengan kerangka pikir komunikan.

4.      Kredibilitas

Dalam berkomunikasi komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa komunikan dapat dipercaya. Sebaliknya dia juga harus bisa mendapatkan kepercayaan dari komunikan.

5.      Pengendalian

Dalam komunikasi, komunikan memberika reaksa/umpan balik/feedback terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi ini harus bisa diantisipasi sekaligus dikendalikan oleh komunikator sehingga tidak melenceng dari target komunikasi yang diharapkan.

6.      Kecocokan

Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang menyenangkan dengan komunikan

G.    Proses Komunikasi Bisnis dalam Perusahaan

Ada lima komponen penting untuk diperhatikan dalam proses komunikasi, yaitu:

1.      Pengirim pesan (sender atau komunikator)

2.      Pesan yang dikirimkan (message)

3.      Bagaimana pesan tersebut disampaikan

4.      Penerima pesan (receiver atau komunikan)

5.      Umpan balik (feedback) atau effect

Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu maupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain, sebagai berikut:

1.    Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan.

2.    Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kata, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain.

3.    Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah disandi (encode).

4.    Langkah keempat, perhatian diahlikan pada penerima pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran interprestasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya.

5.    Proses terakhir dalam komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima.

Dalam proses komunikasi semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi, baik karena perbedaan latar belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan 7 C, yaitu :

1.    Completeness (Lengkap)

Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang diperlukan agar penerima pesan dapat memberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan pengirim pesan.

2.    Conciseness (Singkat)

Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetap menonjolkan gagasannya.

3.    Consideration (Pertimbangan)

Penyampaian pesan, hendaknya menerapkan empati dengan mempertimbangkan dan mengutamakan penerima pesan.

4.    Concreteness (konkrit)

Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gambalang, pasti dan jelas.

5.    Clarity (Kejelasan)

Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan serta memiliki makna yang jelas.

6.    Courtessy (Kesopanan)

Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan baik dalam komunikasi bisnis.

7.    Correctness (ketelitian)

Pesan hendaknya dibuat dengan teliti, dan menggunakan tata bahasa, tanda baca dan ejaan dengan benar (formal atau resmi).

H.    Pentingnya Kemampuan Komunikasi Bisnis

Tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan semakin sulit, yang menuntut kemampuan untuk mengkomunikasikan ide gagasan dan tujuan dalam lingkungan organisasinya serta bagaimana menyampaikan produk atau jasa yang dimilikinya kepada pelanggan. Di sisi lain, proses manajemen, adalah suatu aktivitas komunikasi. Terdapat 6 kendala yang mungkin muncul saat manajer mengkomunikasikan bisnis organisasinya, yaitu :

1.      Struktur Komunikasi yang Buruk

Struktur komunikasi adalah faktor esensial, yang menentukan baik-buruknya komunikasi bisnis. Tidak penting apakah audiencenya hanya satu orang atau ribuan orang dan sekalipun di tengah bisingnya lingkungan bisnis dan pemasaran, pesan yang disampaikan haruslah terdengar dan dimengerti. Struktur komunikasi yang baik, mengikuti pola :

ü Pembukaan

ü Isi

ü Penutup

2.      Penyampaian yang Lemah

Tidak menjadi menjadi masalah, apakah pesan itu penting atau impresif. Namun apabila disampaikannya tanpa “sentuhan yang kuat”, hasilnya tidak akan dapat menyakinkan orang lain sesuai harapan. Disamping itu, meskipun telah dilakukan “sentuhan “ yang sudah tepat ternyata seringkali juga masih memerlukan waktu untuk mendapatkan respons. Pesan yang disampaikan haruslah ‘menyentuh’ secara kuat dan telak, tidak sekedar mengelus-elus atau mengingatkan.

3.      Penggunaan Media yang Salah

Perlu untuk mempertimbangkan siapa, dari kalangan atau status sosial mana dan karakteristik unik lainnya dari sasaran yang kita tuju, sehingga kita dapat memilih media yang tepat.

4.      Pesan yang Campur Aduk

Pesan yang campur aduk, hanya akan menimbulkan kebingungan atau bahkan cemoohan dari audience. Seperti, larangan untuk memberikan hadiah kepada klien, tetapi pada saat yang sama memberikan pengecualian untuk klien-klien baru

5.      Salah Audience

Topik yang dipilih hendaknya relevan dan sesuai dengan ekspektasi audience.

6.      Lingkungan yang Mengganggu

Lingkungan yang mengganggu jelas merupakan kendala dalam komunikasi, sehingga pesan yang disampaikan tidak dapat diterima / didengar secara optimal. Seperti Suara penyaji yang tidak cukup terdengar oleh Audience, Suara keras dari luar ruangan, (seperti raungan sirine ambulan atau suara lalu lintas yang padat ), Bunyi handphone dari kantong audience, Interupsi, Sesi bicara yang menegangkan, dsb. Oleh karena itu, perlunya pemilihan tempat yang tepat serta upaya agar audience fokus dengan pesan yang disampaikan.

 

REFERENSI

Kasali, Bernard. 1994. Komunikasi Bisnis Praktis. Penerjemah: Soeharsono. Pustaka: Benaman Presindo.

Purwanto, Djoko.Komunikasi Bisnis. Jakarta: penerbit Erlangga, 2011.

Nawangsari Sri, SE. Komunikasi Bisnis, Edisi Diktat Kuliah Universitas Gunadarma. Jakarta.

Redi Panuju, Drs. Komunikasi Bisnis, Bisnis Sebagai Proses Komunikasi, Komunikasi Sebagai Kegiatan Bisnis, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 1995

Arifin, Anwar. 1988. Ilmu Komunikasi Sebagai Pengantar Ringkas , Rajawali Press. Jakarta.